Die kluge Alternative zum eigenen Archiv: Aktenarchivierung, Aktenlagerung und -vernichtung beim Profi
Das papierlose Büro – noch vor einigen Jahren der Alptraum eines jeden Kopiergeräteherstellers – ist noch lange nicht Alltag in deutschen Büros. Im Gegenteil: die Akten werden dicker. Warum?
Viele ehemals telefonische Gespräche werden heute durch die Email ersetzt und später ausgedruckt. – nur zur Sicherheit. Aus demselben Sicherheitsgedanken werden Unterlagen länger als notwendig aufbewahrt. Da kann der Platz schon mal knapp werden. Und damit sind wir beim Kostenfaktor. Nicht selten erlebe ich (teuer bezahlten Lager-)Platz in 1a-Lagen, verwendet als Archiv. Meist ein ungeliebtes Thema, das stiefmütterlich behandelt wird und dessen sich niemand gern annehmen mag. Dabei kann hier bares Geld gespart werden. Wie, lesen Sie hier:
- 1. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter klar an, welche Mails ausgedruckt werden müssen und welche nicht. Achtung: oft reicht der Ausdruck der ersten Seite, Einstellung bei Druckoptionen prüfen.
- 2. Bestimmen Sie einen „Archivbeauftragten“, gehen Sie die tatsächlich notwendigen Fristen durch (Näheres hierzu finden Sie im Internet) und erarbeiten Sie einen Zeitplan, bis wann welche Unterlagen zu sichten, auszusortieren und zu vernichten sind.
- 3. Hinterfragen Sie kritisch, ob der Archivraum tatsächlich bei Ihnen im Büro angesiedelt sein muss.
- 4. Beauftragen Sie ein Unternehmen mit der Aktenvernichtung (Achtung, BundesdatenSchutzG zu beachten? ggfs. Bestätigung über konforme Vernichtung erstellen lassen).
Erwägen Sie die Auslagerung Ihres Archivs, stellen sich folgende Fragen:
Wie häufig muss das Archiv – bei Beobachtung über einen längeren Zeitraum – aufgesucht werden?
- Wie schnell werden die gesuchten Dokumente benötigt?
- Ist das Ordnungssystem so angelegt, dass auch Betriebsfremde sich zurechtfinden?
Je nach Antwort, kommen die Einlagerung im Self Storage Lager mit eigener Anfahrt sowie Zugang oder die Speditionslagerung, meist kartonweise auf Palette, in Frage. Noch professioneller und bequemer im Zugriff ist die Aktenlagerung im Rollregallager. Lassen Sie sich hierzu beim Möbelspediteur Ihres Vertrauens beraten. Bei einem Besuch vor Ort können Sie die Lagerbedingungen (Sicherheitsvorkehrungen, zugriffsgeschützt, alarmgesichert?) selbst in Augenschein nehmen.
Dieser Artikel wurde veröffentlicht in der Reihe Expertentipp des WirtschaftsDienst Hannover
